LF10 - Betreuung von IT-Systemen


1 Nutzwertanalyse zu Ticketsystemen

2 Erstellen der IHK-Dokumentation

  • Erläuterung der IHK-Bewertungskriterien und Tipps
  • Erstellen Sie einen Projektantrag. Verwenden Sie hierzu das Antragsformular der IHK-Lahn-Dill.
  • Beschreiben Sie zunächst das Umfeld (Auftraggeber und Auftragnehmer) und die Ausgangssituation. Aus den Problemen, die sich aus dieser Ausgangssituation ergeben, werden dann die Ziele entwickelt.
  • Erstellen Sie zunächst eine detaillierte Ablaufplanung, die Sie dann um die Zeiten für die einzelnen Teilschritte ergänzen. Ergänzen Sie anschließend die Termine für die jeweiligen Schritte.
  • Treffen Sie zuerst eine gut begründete Entscheidung, welchen Lösungsweg Sie wählen wollen. Beschreiben Sie anschließend die Durchführung.
  • Schließen Sie das Projekt ab. Hierzu gehören:
  1. Abnahme und Übergabe (Protokoll in den Anhang)
  2. Reflexion des Projektverlaufs
  3. Evaluation der Ziele
  4. Persönliches Fazit

Abgabe: Schicken Sie die Dokumentation bis zum 26.01.2018 23:00 als pdf-Datei an s.goebel(at)gs-ldk.de

3 Kundendokumentation

3.1 Schriftliche Dokumentation

Ausgangspunkt für eine Kundendokumentation sind das Anwendungsfalldiagramm und Aktivitätsdiagramm. Die Akteure entsprechen den jeweiligen Zielgruppen der Anleitung. Meistens muss für jede Zielgruppe eine eigene Anleitung erstellt werden. Die Anwendungsfälle stellen die Überschriften dar, die die Aufgaben beschreiben, die der Anwender mithilfe des System bearbeiten kann. Hier werden nicht alle Funktionen des Systems aufgezählt, sondern ausgehend von einer Aufgabe, wie im Aktivitätsdiagramm dargestellt, leicht nachvollziehbare Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellt.

Beachten Sie die folgenden Regeln:

  • Die Schrift in den eingefügten Screenshots muss ungefähr die gleiche Größe haben wie die Schrift im Text.
  • Vermeiden Sie große leere Flächen auf den Screenshots.
  • Grenzen Sie die Screenshots mit einem Rahmen vom übrigen Text ab.
  • Die Dialogelemente, die der Anwender anklicken oder ausfüllen muss, müssen auf dem Screenshot deutlich markiert werden (z.B. roter Rahmen).
  • Die Beschriftung von den Dialogelementen muss wörtlich im Text übernommen und hervorgehoben werden.
  • Sind mehrere Dialogelemente relevant, müssen diese mit Ziffern oder Buchstaben nummeriert werden. Diese Nummerierung findet sich auch im Text wieder.
  • Beinhaltet die Anleitung mehr als vier Überschriften, sollte ein Inhaltsverzeichnis angelegt werden.

Eine gute Vorlage, wie eine Anleitung aussehen kann ist die Outlook-Einrichtung für 1&1.

Screenshots lassen sich sehr einfach mit dem Programm Screenpresso erstellen und bearbeiten. Die kostenlose Version reicht für den Unterricht vollkommen aus.

Arbeitsauftrag: Erstellen Sie ausgehend von einem Anwendungsfalldiagramm eine Kundendokumentation für die Akteure eines Systems. Diese soll mindestens 800 bis 1000 Wörter umfassen. (Falls für das System noch kein Anwendungsfalldiagramm vorliegt, erstellen Sie dieses zuerst.)

Mögliche Themen für Ihre Anleitung:

  • für das Projekt aus der zuvor abgegebenen Projektdokumentation
  • Installation, Konfiguration und Anwendung von:
    • Cloud, z.B. nextCloud
    • CMS, z.B. WordPress
    • Ticket-System, z.B. OTRS
  • ein Programm, das Sie in Ihrem Betrieb verwenden
  • aus einem anderen Lernfeld, wie z.B. Netzwerktechnik

3.2 Video-Anleitung

Auf Basis der zuvor erstellten Kundendokumentation soll jetzt eine Video-Anleitung erstellt werden.

Zur Erstellung des Videos können Sie die kostenlose Variante von Screenpresso oder ein Programm Ihrer Wahl verwenden.

  • Damit die Übersichtlichkeit erhalten bleibt, erstellen Sie entweder für jeden Anwendungsfall ein eigenes Video oder listen Sie die Anwendungsfälle (Überschriften aus der Doku) im Bemerkungsfeld (youtube) auf. Schreiben Sie die jeweiligen Anfangszeiten dahinter, damit die Stelle im Video direkt aufgerufen werden kann.
  • Falls Sie den gesamten Bildschirm aufnehmen, entfernen Sie vorher die Desktopsymbole (Rechtsklick auf Desktop - Ansicht - Desktopsymbole anzeigen) und beenden Sie alle nicht dringend benötigten Programme im Systray.
  • Wählen Sie einen kleinen, sinnvollen Bildschirmausschnitt oder verringern Sie Ihre Bildschirmauflösung. Die Auflösung sollte höchstens 1280x720 Pixel betragen.
  • Bewegen Sie die Maus langsam!
  • Bevor Sie einen Klick ausführen, bewegen Sie die Maus um das Steuerelement oder zeigen Sie die Mausposition mithilfe der Strg-Taste an (diese Option muss in der Systemsteuerung eingschaltet werden). Diese Funktion wird von Screenpresso automatisch ausgeführt.
  • Steuern Sie die Aufnahme des Videos unsichtbar über die Tastatur (Screeenpresso: 'Druck'-Taste) und nicht mit der Maus über das Systray-Icon.
  • Erklären Sie die von Ihnen gemachten Schritte in klaren, deutlichen Worten und vollständigen Sätzen.
  • Laden Sie das fertige Video auf Youtube hoch.

3.3 Präsentation

Die Anleitung und Video-Anleitung, die Sie erstellt haben, soll als Grundlage einer Mitarbeiter-Schulung dienen, die Sie bei Ihrem Auftraggeber halten sollen.

  • Erstellen Sie für diese Schulung eine Präsentation, die ca. 10min dauert, um die Funktionsweise visualisiert.
  • Gliedern Sie diese nach den Anwendungsfällen und orientieren Sie sich an der schriftlichen Dokumentation und übernehmen Sie auch die Gliederung.
  • Beachten Sie die bekannten Vorgaben für Präsentationen:
    • keine ausformulierten Sätze - nur Stichpunkte
    • ausreichend große Schrift
    • zusätzliche Visualisierung durch Grafiken. Wenn möglich, diese aus der Dokumentation entnehmen.
    • durchgehende Formatierung
    • Navigation
    • planen Sie ca. eine Folie pro Minute

4 Literatur*

  • Hardi Hasenbein, Andreas Heinrich: Handbuch zur Abschlussprüfung IT-Berufe. Westermann-Verlag, Münster 2012, ISBN: 978-3-8045-9705-1

[*] Bei der angegebenen Literatur handelt es sich nicht um Schulbücher. Der Erwerb ist für den Unterricht nicht erforderlich und nicht vorgeschrieben. Die Bücher geben die Möglichkeit, sich tiefer in ein Teilgebiet ein zu arbeiten.