Prozessdokumentation

Ziel der Prozessdokumentation ist das exakte Abbilden wiederkehrender Prozesse damit bei der Durchführung dieser Prozesse eine gleichbleibende Qualität erreicht wird.

Alle Informationen und Formulare müssen in die Beschreibung des Prozesses eingebunden sein.

1 Rahmenbedingungen

  • geschlossenes Wiki, Inhalte nur nach Anmeldung lesbar. Erreichbar unter z.B.: https://wiki.gs-ldk.de. Die Seite wird nicht auf der Homepage verlinkt.
  • einfache Anmeldung mit AD-Benutzer (LDAP) - SingleSignOn wünschenswert, aber nicht erforderlich
  • Verantwortliche (max. zwei) für Bereiche benennen, die Schreibrechte haben
    • Zeugniserstellung
    • Verwaltung von
      • LehrerInnen
      • SchülerInnen
    • daVinci /LuSD
    • IT
    • Hausverwaltung
    • Bestellung und Wareneingang
    • . . .
  • Die Prozesse müssen nach Anwendungsfällen gefunden werden können
  • Alphabetische Sortierung der Anwendungsfälle
  • Jeden Prozess auf einer eigenen Seite darstellen
  • Verweise zwischen Prozessen möglich, dabei Rücksprünge klar formulieren
  • Prozessbeschreibung muss alle relevanten Formulare beinhalten, inklusive Anleitung über deren Verwendung
  • Es muss eine Vorlage erstellt werden, die für ALLE Prozessbeschreibungen verpflichtend ist
  • Beschreibung mit übersichtlichen Aufzählungen, kein Fließtext!
  • keine kompilzierten und geschachtelten Sätze
  • komplexe Prozesse zusätzlich durch Grafik (BPMN, Swimlane) beschreiben
  • Dateien, die verlinkt werden, müssen klare Dateinamen haben
  • Formulare möglichst nur verlinken, z.B. vom Schulamt
  • Anbindung an Ticket-System (z.B Zammad) wichtig

2 Links

Prozessleitfaden

3 Software

bpm-software-tool

was-ist-prozessdokumentation

Wiki-Prozessdoku